Đại học Lạc Hồng – 15 năm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

Khi mới thành lập, trường Đại học Lạc Hồng cũng như bao ngôi trường trẻ thời bấy giờ đang chập chững những bước đi đầu tiên để từng bước xây dựng, khẳng định mình và phát triển cùng xu hướng với các trường đại học phía nam.
 Thời gian đầu, trường tập trung vào việc kiện toàn bộ máy nhân sự, xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng chương trình đào tạo… Việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý chưa được chú trọng nhiều. Phòng thực hành đầu tiên của trường vào năm 1998 là 30 máy tính hiệu Compaq En đặt tại tầng trệt dãy A (hiện giờ là phòng hiệu trưởng) để phục vụ cho nhu cầu giảng dạy của khoa Tin học. Hệ thống máy tính được kết nối bằng mạng Novell Network. Năm 1999, khi xây dựng xong dãy nhà B, toàn bộ khu hành chính của trường được tập trung tại đây. Lãnh đạo Nhà trường đã cho lắp đặt và triển khai hệ thống mạng máy tính cho toàn dãy để phục vụ cho công tác quản lý. Hệ thống mạng được kết nối bằng cáp đồng trục theo mô hình mạng ngang hàng. Máy Data Mini là chiếc máy chủ đầu tiên của trường. Khi đó, chủ yếu dùng để chia sẻ file giữa các đơn vị. Những dữ liệu cơ bản của trường được lưu trữ chủ yếu trên file Excel 97 và giáo vụ mỗi Khoa tự quản lý danh sách sinh viên của khoa mình.

Đến năm 2002 trường mới đăng ký tên miền là lachonguniversity.net và thuê một công ty tin học thiết kế một website đơn giản đầu tiên trên mạng, tuy nhiên phần nội dung không được thường xuyên cập nhật do vậy cũng không có nhiều lượt truy cập. Sau đó hai năm, thầy Huỳnh Cao Tuấn (khi đó là Bí thư Đoàn trường và phụ trách Thư viện - hiện là Giám đốc Trung tâm Thông tin Tư liệu) bắt tay vào chỉnh sửa giao diện website và phát triển thêm hệ thống tra cứu điểm thi trên mạng. Lúc này, trang web của trường mới chính thức đi vào hoạt động với lượng truy cập còn rất thấp.

Trong nhiệm kỳ hai, lãnh đạo nhà trường đặc biệt chú trọng phát triển công nghệ thông tin trong công tác quản lý. Lúc này, thầy Phạm Công Xuyên (phụ trách Ban Khảo thí) phát triển phần mềm quản lý điểm sinh viên trên hệ thống cơ sở dữ liệu Access, Thư viện cũng mua phần mềm quản lý thư viện để từng bước chuẩn hoá công tác quản lý thư viện của trường. Nhằm thu hút sự chú ý của mọi người vào website và cũng để tạo thói quen sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, Nhà trường đã chính thức cho sinh viên tra cứu điểm trên mạng. Tuy nhiên tại thời điểm này, các bảng điểm gốc vẫn lưu giữ và dán tại bảng thông báo của khoa. Năm 2005, trường thành lập phòng IT đặt tại lầu 5 của dãy C, cơ sở 1 - hiện nay là phòng máy chủ của trường. Lúc đó, trường có 2 cán bộ chuyên trách quản lý trang web và để có tin tức cập nhật trên website, nhân viên IT phải xuống từng phòng, khoa để lấy thông tin hoạt động rồi về biên tập và đưa lên mạng.

Đến năm 2007, do sự phát triển tất yếu, Trung tâm Thông tin Tư liệu được thành lập trên cơ sở sáp nhập phòng IT và Thư viện với nhiệm vụ quản lý toàn bộ dữ liệu, hệ thống mạng máy tính, thư viện và phát triển phần mềm. Từ khi thành lập, Trung tâm đã xây dựng lại toàn bộ hệ thống mạng, trung tâm dữ liệu (phòng máy chủ) với nhiều máy chủ tốt, mạnh mẽ và tập trung phát triển nhiều phần mềm hữu ích. Điển hình như: Hệ thống trao đổi thông tin nội bộ (eOffice), hệ thống quản lý Hồ sơ sinh viên, quản lý Điểm cho phòng Đào tạo và các Khoa, phần mềm hỗ trợ thu học phí và in biên lai cho phòng Tài vụ.... Năm 2008 lần đầu tiên một đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên được ứng dụng hiệu quả vào thực tế đó là đề tài “Đăng ký xếp lịch giảng dạy” của sinh viên Trần Thanh Phương (hiện đang là chuyên viên Trung tâm Thông tin Tư liệu trường Đại học Lạc Hồng). Chương trình này hiện nay vẫn đang sử dụng và đang được phát triển với những cải tiến thay đổi tiện ích hơn trong tương lai.

Giao diện phần mềm xếp lịch giảng dạy và lịch học

Nếu nhìn lại những thời điểm cho ra mắt các ứng dụng thì có thể chúng ta sẽ lấy làm lạ vì dường như những dữ liệu cơ bản nhất cho một hệ thống thông tin hoạt động thì lại được tin học hoá sau cùng ví dụ như: chúng ta mua phần mềm quản lý thư viện trước thay vì mua phần mềm quản lý đào tạo, xây dựng và phát triển diễn đàn cho sinh viên trước rồi mới làm lại website, cho tra cứu điểm trên mạng trước rồi mới xây dựng quy trình và hệ thống quản lý điểm rồi sau đó nữa mới cho ra đời quản lý hồ sơ sinh viên hay xếp lịch và tra cứu lịch học trên mạng trước….. rồi mới đây mới xây dựng hệ thống quản lý chương trình đào tạo chi tiết của các khoa, các ngành. Nói về lý do, quan điểm phát triển các hệ thống, Ths. Huỳnh Cao Tuấn cho rằng: “Nếu ép buộc mọi người tham gia hoặc sử dụng công nghệ thông tin trong công việc hàng ngày thì rất khó và không hiệu quả vì mọi người đang quen với cách làm hiện tại của chính mình. Những nơi khác, người ta thường mua hoặc tự xây dựng những dự án tổng thể cho phát triển công nghệ thông tin rồi tiếp theo là triển khai các ứng dụng từ gốc đến ngọn theo kiểu tập trung xây dựng những hệ thống cơ bản trước ví dụ như: quản lý hồ sơ, chương trình đào tạo….rồi sau đó mới triển khai các ứng dụng tiện ích khác. Còn tại trường Đại học Lạc Hồng, những quy trình nào, khâu nào đang vất vã, tắc nghẽn thì sẽ được tập trung tin học hoá để giải quyết trước. Là người phụ trách mảng IT, khi đó tôi rất trăn trở và mong muốn xây dựng được một hệ thống công nghệ thông tin tổng thể. Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu về công nghệ và tham khảo cách làm của các trường đại học khác, từ yêu cầu thực tế của trường Đại học Lạc Hồng, tôi quyết định phát triển những module rời rạc, cái gì cần thì làm trước và song song đó xây dựng hệ thống dữ liệu cơ bản để dùng chung. Tuy các phần mềm là riêng lẻ nhưng phải kết nối được với các phần mềm khác trong hệ thống. Quan điểm này thuận lợi cho hoạt động chuyển giao công nghệ và chủ yếu vì một điều quan trọng nữa đó là khi mà mọi người chưa quen với việc cái gì cũng lên mạng thì việc triển khai một hệ thống đồ sộ sẽ gặp rất nhiều khó khăn nhất là lòng người. Vì người dùng phải mất nhiều công sức để nhập dữ liệu cơ bản mà không biết để làm gì ngay lúc đó, khi đó họ sẽ rất dễ nản lòng. Cho dù ta có thể sử dùng các biện pháp hành chính khác để ép buộc nhưng cái gì họ đã không thích thì trước sau gì nó cũng sẽ bị tẩy chay. Dựa vào quan điểm trên tôi tập trung xây dựng những tiện ích cho sinh viên trước và một điều tất yếu là khi sinh viên đã ủng hộ thì không có lý do gì các bộ phận có liên quan có thể từ chối sử dụng”.

Sau 15 năm, hệ thống thông tin của trường đã vận hành tương đối tốt và hiệu quả. Từ chỗ mọi thao tác, công việc quản lý đều thực hiện thủ công đến nay mọi người đã có thói quen sử dụng máy tính để trao đổi thông tin và làm việc, xây dựng một văn hoá sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói riêng và công việc nói chung. Điểm sáng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tại trường chính là việc xây dựng được hệ thống quản lý điểm và đưa bảng điểm sinh viên lên mạng.  Về mặt công nghệ thì hoạt động này không có gì nổi bật nhưng về ý tưởng thì tại thời điểm đó trường Lạc Hồng là trường đầu tiên scan, nhận dạng và đưa bảng điểm gốc của sinh viên lên mạng, xoá bỏ hoàn toàn công việc dán bảng điểm gốc ở bảng thông báo. Hệ thống quản lý điểm và hệ thống xếp phòng, xếp lịch giảng dạy hoạt động hiệu quả nhất bởi sự thuận tiện, chính xác, tiết kiệm nhiều thời gian. Trong quá trình phát triển, các hệ thống này đều chú ý xây dựng để có thể chuyển sang phục vụ công tác đào tạo theo học chế tín chỉ. Gần đây, hệ thống cấp giấy chứng nhận và bảng điểm cho sinh viên qua mạng cũng đã mang lại rất nhiều thuận lợi cho cả người quản lý và sinh viên. Và mới đây nhất vào ngày 01/10/2012, một hệ thống xét tốt nghiệp tự động qua mạng cũng đã được đưa vào sử dụng nhân dịp kỷ niệm 15 năm thành lập trường. Ý tưởng về hệ thống này có thể xem là đầu tiên trong các trường ĐH ở Việt Nam.

Giao diện phần mềm xem kết quả học tập và xem bảng điểm gốc

Trong quá trình xây dựng và phát triển, trường Đại học Lạc Hồng đã sớm có chủ trương đưa công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, giảng dạy và học tập. Chính vì thế, trường đã tập trung đầu tư kinh phí, trang bị cơ sở thiết yếu, phát triển đội ngũ chuyên viên công nghệ thông tin giỏi để từng bước xây dựng hệ thống thông tin rộng khắp, vững mạnh và tiện dụng, hiệu quả cho hoạt động đào tạo của Nhà trường. Nhiều phần mềm quản lý của trường tạo được tiếng vang và chuyển giao thành công cho các đơn vị đào tạo khác sử dụng. Có thể kể đến phần mềm quản lý điểm và quản lý hồ sơ sinh viên chuyển giao thành công cho trường Đại học Thể dục Thể thao TP HCM, trường Cao đẳng Y tế Đồng Nai; phần mềm quản lý thư viện chuyển giao cho thư viện tỉnh Quảng Trị, Bình Thuận, thư viện của các trường phổ thông trong tỉnh Đồng Nai và các tỉnh lân cận…

Hy vọng cùng với những ưu tiên cho đầu tư phát triển và đội ngũ chuyên viên giỏi, hệ thống thông tin trường Đại học Lạc Hồng sẽ phát triển vững mạnh, có đóng góp tích cực và hiệu quả cho hoạt động đào tạo của Nhà trường.